Zbudowałem dla biura podróży system rezerwacji. Biuro prowadzi go samo, ja pilnuję.

Rodzic zapisywał rodzinę przez formularz online. Automat wrzucał zgłoszenie do arkusza Google, a dalej biuro przepisywało je ręcznie do trzech kolejnych plików. Cenę liczyło w Excelu, z rabatami dla stałych klientów, i wysyłało w mailu pisanym od zera.

Wpłaty biuro przepisywało z wyciągu do osobnego pliku. Klient nie dostawał potwierdzenia, że pieniądze doszły. Umowa powstawała z szablonu w Wordzie, potem PDF i podpis w Autenti. Monity o dopłatę też szły ręcznie. Jak to ujęła osoba prowadząca rezerwacje, „nawet po wyjeździe”.

Każdy z tych kroków to te same dane przepisane z jednego okna do drugiego. Przy rezerwacjach na 10-15 tys. zł pomyłka w kwocie kończy się telefonem od klienta. A zgłoszeń w sezonie są setki.

Jeden system z dwoma wejściami. Biuro ma panel, w którym widzi każde zgłoszenie, wycenę, wpłatę i umowę. Rodzina ma portal ze swoją rezerwacją, kwotami i wpłatami.

• Zgłoszenie od razu ląduje w panelu. Nikt go nie przepisuje, a rodzina dostaje potwierdzenie mailem.
• Wycena zajmuje około minuty zamiast pięciu. Kwoty liczy panel, a mail z wyceną wychodzi z systemu.
• Przypomnienie o zaliczce to jedno kliknięcie. Wcześniej każde było osobnym mailem.
• Rodzina widzi swoje wpłaty w portalu i dostaje potwierdzenie, kiedy biuro je zaksięguje.

System zastąpił płatny formularz, usługę, która przenosiła zgłoszenia do arkusza, i cenniki składane w Canvie. Nie jest to gotowy program z abonamentem za platformę. Jest szyty pod sposób, w jaki to biuro sprzedaje wyjazdy, łącznie z płatnościami w dwóch walutach i umowami według polskiego prawa turystycznego.

System szyty na miarę ma zwykle jedną wadę. Każda zmiana, nowy wyjazd, poprawka w cenniku, inny tekst na stronie, to mail do programisty i czekanie. Tu jest inaczej.

Na komputerze biura działa asystent AI (Claude) podłączony do strony i systemu. Pracownica pisze mu, co zmienić, tak jak napisałaby koledze, a asystent to robi. Biuro samo dodaje wyjazdy, poprawia opisy i sprawdza liczby. Imię nadało mu w pierwszym tygodniu.

Asystent ma twarde granice. Wyjazdy i treści strony zmienia sam. Mechaniki systemu, płatności i bazy danych nie dotyka, to moja część. Prośba, która wychodzi poza ustalony zakres, trafia na listę do wyceny, a nie do pośpiesznej budowy w środku sezonu.

Moja druga część to opieka. Codziennie rano przegląd: ile przyszło zgłoszeń, ile maili wyszło, czy któryś się nie wysłał, która sprawa czeka najdłużej na odpowiedź biura. Do tego zaszyfrowana kopia bazy. Kiedy coś się sypie, cofam zmianę i poprawiam.

Na wpłatach biuro nie zyskało nic. Dalej prowadzi własny plik, bo z niego przygotowuje kwoty do faktur. Import przelewów z banku jest na liście kolejnego etapu.

Najwięcej w sumie waży przepisanie zgłoszenia do arkuszy, a jego czas (5-10 minut) to założenie z opisu procesu, nie pomiar stoperem. Czas kalkulacji podała osoba, która ją robi na co dzień.

Sezon trwa. Umowy, ankiety i rozkład pokoi są dopiero przed biurem, a przy 20-30 minutach na umowę to kolejne kilkadziesiąt godzin do policzenia. Pełny bilans napiszę po ostatnim wyjeździe w marcu.

Skąd są liczby

Liczby operacji (zgłoszenia, wyceny, przypomnienia, wpłaty, maile) liczy skrypt na bazie produkcyjnej i da się je odtworzyć na dowolny dzień. Wiersze 1-3 pierwszej tabeli pochodzą z porannego przeglądu z 26.10.2026, pozostałe z okna 7-16.09.2026. Czas kalkulacji (ok. 5 min w Excelu razem z mailem, ok. 1 min w panelu) podała osoba prowadząca rezerwacje 17.09.2026. Czasy pozostałych kroków to założenia z opisu procesu spisanego przez biuro. W tekście nie ma danych osobowych klientów biura.